5 ошибок при проведении вебинара

Онлайн-мероприятия и раньше были популярны, а за время пандемии еще большая аудитория оценила их преимущества. Список дистанционных курсов расширился, проводятся платные и бесплатные тренинги, мастер-классы и, конечно, многочисленные вебинары. Чтобы последние были интересными и продуктивными, их надо правильно организовать и провести. Это особенно важно — и сложно, — если спикеров несколько. Если не уделить работе над вебинаром должного внимания, то мероприятие даже с самыми именитыми выступающими может оставить негативное впечатление. Наши партнеры BizFabrika рассказывают о 5 главных ошибках и о том, как их избежать.

1. Непродуманный план или тайминг

На вебинаре бывает заявлено несколько тем, но один спикер забирает непропорционально больше времени. Из-за этого другие выступления оказываются скомканными или не хватает времени на вопросы аудитории.

Что делать? 

• Не пренебрегайте планированием: продумайте, у кого сколько времени на выступление и на общение с аудиторией.
• Закладывайте небольшие временные лаги на случай, если вопрос потребует развернутого ответа.
• Заранее обговорите тайминг и регламент со всеми участниками. В ходе мероприятия ведущий может аккуратно предупреждать, что отведенное время заканчивается.

2. Недостаточная подготовка

В первую очередь это технические накладки, когда за две минуты до начала выясняется, что звука нет, камера направлена в сторону от спикеров, а у презентации неподдерживаемый формат. Сюда же отнесем недостаточную подготовленность самих выступающих или запинки ведущего, который не знает, как их представить.

Что делать? 

• Всю технику и ее работоспособность нужно заблаговременно проверить. Убедитесь в высоком качестве звука и картинки.
• Попросите спикеров заранее прислать материалы. Убедитесь, что они открываются и нормально отображаются. 
• Заложите время на переделку, если окажется, что материалы не лучшего качества. Кстати, на BizFabrika есть бесплатные курсы по созданию иллюстраций, в том числе с нуля. Возможно, организатору вебинара будет полезно их освоить.
• У ведущего заранее должны быть имена всех спикеров с должностями и текстом, как их представить. Стоит ознакомиться со всеми именами собственными, при необходимости — потренироваться, проставить ударения. Выяснять такие моменты в ходе вебинара и запинаться при приветствии спикеров — неуважение и к ним, и к аудитории.
• Обычно влияние на выступающих (особенно сторонних) у организатора достаточно ограниченно. Тем не менее попросите их подготовиться и по возможности не читать с листа.

3. Неинтересные темы, несоответствие анонсам

Анонс вебинара обещал то, чего в реальности на мероприятии не было. Скорее всего, это разочарует аудиторию, следствием чего могут стать отрицательные отзывы, репутационные потери. И конечно, уменьшается вероятность, что слушатели придут на следующее мероприятие или захотят купить курсы и услуги компании.

Смежная проблема — неактуальные для аудитории выступления. Например, у докладчиков нет свежих данных, они уходят в сторону от темы, информация не несет пользы. Здесь же отметим ситуации, когда речь не сопровождается иллюстрациями — презентацией с основными мыслями, графиками, инфографиками и просто тематическими изображениями. Обычно такие доклады хуже воспринимаются.

Что делать?

• Заранее обговорите с выступающими темы, их актуальность и пользу для вашей аудитории. При необходимости попросите тезисы.
• Еще раз вернемся к пункту, чтобы вам заранее прислали презентацию. По ней вы сможете предварительно оценить то, о чем человек будет говорить.
• Не завлекайте слушателей тем, чего на мероприятии априори не будет. 

4. Отсутствие продвижения

Вебинар не анонсируется и не продвигается, его аудитория оказывается меньше ожидаемой. Соответственно, его проведение даст меньший эффект для компании, а люди, узнавшие о мероприятии постфактум, могут быть разочарованы, что не попали на интересное выступление.

Что делать?

• Разместите анонс на своем сайте и в социальных сетях, сделайте почтовую рассылку. 
• Можно дать контекстную рекламу, рекламу в соцсетях и тематических группах, разместить объявление у партнеров. Платное продвижение особенно актуально, когда организуется эксклюзивное мероприятие с именитым спикером.
• Убедитесь, что платформа, на которой вы проводите мероприятие, подходит под ожидаемый размер аудитории (лучше с небольшим запасом). У некоторых площадок есть ограничение и на количество спикеров.
• По возможности выбирайте платформы, позволяющие участвовать со смартфона и планшета, а также скачивать запись. Это позволит собрать наибольшую аудиторию, в том числе тех, кто не смог присоединиться онлайн. 

5. Отсутствие работы после вебинара

Завершение вебинара становится завершением работы над ним. Организаторы считают свою задачу выполненной и переходят к следующим проектам. Такой подход, как правило, неэффективен, поскольку теряются полезные данные и возможности по продвижению компании. 

Во-первых, стоит собрать аналитику: кто из спикеров понравился слушателям больше всего, когда они были наиболее активны, сколько людей покинуло мероприятие до его конца и т.д. Также анализ подскажет, достигли ли вы целей, стоявших перед мероприятием, как провести следующее, что улучшить в организации, подборе тем, спикеров.

Во-вторых, после вебинара стоит запросить у аудитории обратную связь. Эту работу можно сделать частью собственного продвижения — нативно предложить свои услуги, пригласить на другие мероприятия, укрепить репутацию.

Что делать?

• Сделайте почтовую рассылку или через мессенджеры. Поблагодарите за посещение вебинара, предложите скачать запись, презентации спикеров или дополнительные материалы. Расскажите о будущих мероприятиях, а также курсах или услугах, которые развивают и продолжают поднятые темы.
• Попросите оставить отзывы. Также можно поинтересоваться, какие еще темы и спикеры будут интересны слушателям.
• Соберите аналитику, которую предоставляет платформа, где проходил вебинар. Проанализируйте, какой источник дал вам больше всего слушателей (анонсы, реклама, партнерские размещения).
• Оцените, как все прошло с технической и организационной точки зрения. Подумайте, что можно улучшить.

Резюме

Мы в https://topkursov.ru/ по опыту знаем, что проведение вебинара — комплексная работа со спикерами и аудиторией, над технической и организационной частью. Далеко не всегда мероприятия проходят идеально и на 100% по плану. Однако вебинары интересны в том числе тем, что это живые выступления, где огрехи неизбежны. Важно избегать принципиальных ошибок в подготовке, привлечении аудитории и последующем анализе. Тогда ваши вебинары будут полезны аудитории и помогут в достижении целей, которые вы перед ними поставили.