ТОП-7 CRM-систем для онлайн-школ

В онлайн-обучении можно хранить информацию о клиентах и процессах в обычном блокноте или таблицах. Но это неудобно и ненадежно – нет системности и наглядности, сложно уследить за всеми процессами и ничего не забыть, трудно вести аналитику.

Тут на помощь приходят CRM-системы. Они хранят данные о клиентах, помогают вести сделки, управлять преподавателями и т.д. Для чего онлайн-школе CRM и как ее выбрать, рассказала редакция портала Otzyvmarketing. А еще собрали подборку достойных CRM-систем для обучения. 

Для чего онлайн-школе CRM?

CRM-система – это инструмент для управления коммуникацией с клиентами (в нашем случае – с учениками). Она позволяет:

• Принимать заявки, работать с лидами и вести их по воронке продаж. Это помогает выяснить, на каком этапе и из-за чего вы теряете клиентов;
• Хранить информацию об учениках в одном месте. Для каждого ученика в CRM есть своя карточка. В ней хранится вся информация – личные данные, контакты, история взаимодействия, курсы и т.д.;
• Формировать группы и вести расписание занятий. Это позволяет контролировать загруженность преподавателей;
• Управлять сотрудниками. В CRM-системе можно создавать кабинеты для работников школы (администраторов, менеджеров, учителей) и разграничивать их права. Например, преподаватели могут контролировать свое расписание, общаться с учениками и пр. Руководитель школы может ставить задачи своим подопечным и контролировать их выполнение;
• Работать с финансами. В CRM фиксируются все поступления и расходы школы – например, оплата за занятия, абонементы, зарплата преподавателей и т.д.;
• Анализировать работу онлайн-школы. CRM собирает статистику по количеству учеников и их успеваемости, работе преподавателей, финансовым показателям и др. На основе этих данных можно принимать взвешенные решения.

Ну а главная задача CRM – автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет избавиться от рутинных операций (регистрации заявок, выставления счетов, информирования об изменении в расписании) и снизить количество ошибок в работе. 

Кстати, не путайте CRM-системы для онлайн-школ с платформами для онлайн-обучения (как Антитренинги). Платформы – это сервисы для создания и размещения образовательных материалов (уроков, курсов), их продажи и проведения онлайн-обучения. У них гораздо больше возможностей, включая CRM-функционал (работа с заявками, воронка, база учеников). 

Простыми словами, в CRM нельзя создавать курсы и проводить онлайн-занятия (за редкими исключениями). Можно только вести базу учеников, составлять расписание, собирать статистику и пр. А на платформе для онлайн-обучения – можно и то, и другое. 

Про лучшие платформы для создания онлайн-школ вы можете почитать в статье на OtzyvMarketing. 

Регистрируйтесь
и получайте 1 месяц на тарифе Бизнес
с полным функционалом в подарок

Лучшие CRM для онлайн-школ

1. Мой Класс

Есть бесплатный тариф и триал на неделю

CRM-система для школ, позволяющая сократить рутину при работе с учениками, снизить их отток и повысить доход. Работает с 2017 г. 

Возможности:

• Клиентская база (воронка продаж, лиды)
• Расписание (планирование уроков, создание групп)
• Кабинет ученика
• Автоматические сценарии (информирование об оплате и уроках, анонсы, фиксация пропусков и пр.)
• Управление сотрудниками, постановка задач, расчет з/п
• Анализ

Есть интеграции с 35+ сервисами – мессенджерами и соцсетями, эквайрингом, телефонией, онлайн-чатами, сервисами рассылки и др. Доступны приложения на Android и iOS. 

Мой Класс можно использовать бесплатно – будет аккаунт для 1 пользователя и до 5 групп. Если нужен безлимит по пользователям и больше групп – есть платные тарифы:

• До 5 групп (от 632 руб./мес.)
• До 10 групп (от 1 112 руб./мес.)
• До 20 групп (от 1 992 руб./мес.)
• До 50 групп (от 2 632 руб./мес.)
• До 100 групп (от 3 752 руб./мес.)

На всех тарифах полный функционал, безлимит по ученикам и приложение для сотрудников (для учеников оплачивается отдельно – от 990 руб./мес.).

Плюсы	Минусы
Есть Free-версияТриал – 7 днейХороший функционалМного интеграцийЕсть приложение	Нет

2. Альфа CRM

Есть триал на 14 дней

CRM-система для школ. Помогает работать с учениками и контролировать сотрудников. 

Возможности:

• Воронка продаж, работа с заявками из разных источников (телефония, сайт, соцсети и пр.)
• История работы с учениками (оплаты, уроки, договоры и пр.)
• Публичные и приватные дашборды со статистикой, аналитика (CAC, LTV и другие показатели за периоды и в динамике)
• Кабинет ученика (расписание, д/з, файлы по урокам, связь с преподавателями)

Есть интеграции с 30+ сервисами – телефонией, мессенджерами, соцсетями, эквайрингом и т.д. Еще есть мобильное приложение (Android, iOS).

У Альфа CRM нет стандартной тарифной сетки. Стоимость сервиса зависит от количества активных учеников (активный ученик – который посещал занятия последние 30 дней). Цена – от 7,03 руб./мес. за ученика. 

Есть дополнительные опции:

• SMS/email рассылки (240 руб./мес.)
• IP-телефония (240 руб./мес.)
• Интеграция с ВК (240 руб./мес.)
• Оповещения в Telegram (480 руб./мес.)
• Кабинет клиента (240 руб./мес)
• Филиальная система (560 руб./мес.) 

Плюсы	Минусы
Триал – 14 днейХороший функционалМного интеграцийЕсть приложение	Нельзя использовать бесплатноНет тарифной сеткиДополнительные опции подключаются отдельно

3. HOLLIHOP

Есть демо-режим и триал (1 месяц)

CRM-система для автоматизации процессов в образовании. Помогает вести клиентов по воронке продаж, проводить онлайн-обучение, контролировать учеников и сотрудников и др.

Возможности:

• Организация занятий (формирование групп, расписание, работа с договорами и документами)
• Финансы (учет оплат, контроль задолженностей, расчет зарплат преподавателей и пр.)
• Продажи (несколько режимов воронки продаж, работа с лидами, пробные уроки)
• Кабинет ученика (электронный журнал, домашние задания, тесты)

Есть интеграция с 1С, эквайрингом, мессенджерами и другими сервисами

CRM платная. Есть 4 тарифа:

• Микро (от 1 670 руб./мес.) – до 100 учеников, 2 ГБ диска, базовый функционал
• Класс (от 3 750 руб./мес.) – до 400 учеников, 6 ГБ диска + рассылки и выгрузка данных в Excel, телефония, задачи для сотрудников
• Плюс (от 5 835 руб./мес.) – до 400 учеников, 8 ГБ диска + финансы
• Профи (индивидуально) – более 400 учеников, от 8 ГБ диска

На дешевых тарифах можно подключать некоторые модули за отдельную плату (например, личные кабинеты, рассылки и пр.). Еще есть коробочная версия CRM.

Для ознакомления с HOLLIHOP есть демо-режим с кабинетами преподавателя, менеджера школы и ученика. 

Плюсы	Минусы
Есть демо-режимТриал – 1 месяцХороший функционалЕсть коробочная версия	Нельзя использовать бесплатноМало готовых интеграцийНет приложения

4. Olla Berkana

Триал на 10 дней

CRM-система для онлайн-школ. Позволяет вести онлайн-занятия, контролировать учеников и преподавателей.

Возможности:

• Воронка продаж и работа с лидами
• Онлайн-занятия (видеосвязь с учениками)
• Кабинеты учеников и преподавателей
• Расписание занятий
• Планирование задач
• Финансы
• Программа лояльности

Olla Berkana платная. Есть 4 тарифа:

• Репетитор (от 833 руб./мес.) – 1 пользователь, 1 виртуальная комната для занятий, рабочий стол, статистика, расписание, финансы и маркетинг
• Лайт (от 1 375 руб./мес.) – без ограничений + то же самое
• Стандарт (от 1 666 руб./мес.) – то же + журнал успеваемости, телефонный помощник
• Максимум (от 1 833 руб./мес.) – то же + штрих, филиалы

Для тестирования CRM-системы есть пробный период – 10 дней.

Плюсы	Минусы
Тестовый период – 10 днейХороший функционалЕсть видеосвязь для онлайн-занятий	Нельзя использовать бесплатноМало готовых интеграцийНет мобильного приложения

5. Tallanto

Есть демо-версия

CRM-система для учебных центров и онлайн-школ. Позволяет автоматизировать процессы и наладить работу с учениками.

Возможности:

• База учеников (личные карточки, история взаимодействия)
• Кабинет ученика 
• Организация занятий (расписание, учет занятий и пр.)
• Финансы (прием оплаты, расчет з/п)
• Сотрудники (постановка задач, учет рабочего времени)
• Аналитика (отчеты по ученикам, доходу, рассылкам и пр.)

Можно настроить интеграцию с сайтом школы и телефонией, а также запускать рассылки (email и мессенджеры). Еще есть приложения для учеников и преподавателей (Android, iOS)

CRM-система платная. Есть 5 тарифов:

• Эконом (от 1 900 руб./мес.) – до 300 учеников
• Комфорт (от 2 900 руб./мес.) – до 2 000 учеников
• Премиум (от 3 900 руб./мес.) – до 5 000 учеников
• Премиум+ (от 5 200 руб./мес.) – до 10 000 учеников
• Максимальный (от 10 500 руб./мес.) – до 100 000 учеников

Тарифы отличаются функционалом и лимитами по рассылке. На более дешевых тарифах можно докупать недостающие функции. В первый месяц можно использовать Tallanto на тарифе «Премиум» за 1 200 руб. 

Для ознакомления с Tallanto можно заказать бесплатную демо-версию. В ней доступны все функции, но данные удаляются в конце дня (использовать демо-версию для работы не получится).

Плюсы	Минусы
Есть демо-версияХороший функционалЕсть бэкапы системы (6 ежедневных, 3 недельных и 3 месячных)Есть приложение	Нельзя использовать бесплатноМало интеграцийНет открытого API

6. Параплан

Тестовый период 10 дней

CRM-система для учета в онлайн-школах. Позволяет автоматизировать процессы, повысить эффективность и упростить взаимодействие с учениками. 

Возможности:

• Управление учениками
• Воронка продаж
• Планирование задач
• Личные кабинеты учеников
• Расчет зарплат
• Аналитика

Можно настроить интеграции с онлайн-кассами и мессенджерами. 

Параплан платный. Есть 3 тарифа:

• Мини (от 802 руб./мес.) – до 50 клиентов, базовый функционал, облачное хранилище
• Опти (от 1 700 руб./мес.) – неограниченное количество учеников и групп + SMS-рассылки и чаты
• Макси (от 2 075 руб./мес.) – то же + личные кабинеты учеников, онлайн-расписание, эквайринг и пр. 

Еще есть тариф для франшиз (от 2 900 руб./мес.). Для тестирования системы есть пробный период – 10 дней. 

Плюсы	Минусы
Триал – 10 дней	Нельзя использовать бесплатноСкудный функционалМало интеграцийНет мобильных приложений

7. Big Ben CRM

Есть пробный период на 7 дней

CRM-система для языковых школ. Помогает наладить работу с учениками и сотрудниками и повысить доход образовательного учреждения.

Функционал:

• Воронка продаж и работа с заявками
• Расписание занятий
• Связь с учениками (анонсы, автоматические напоминания, уведомления об изменениях в расписании)
• Инструменты геймификации
• Расчет зарплат
• Аналитика

CRM можно интегрировать с соцсетями, телефонией, эквайрингом и др. 

Есть мобильное приложение для преподавателей, учеников и их родителей. В нем есть чаты, тренажеры лексики, инструменты мотивации (игры, баллы и пр.), расписание и т.д. 

Стоимость программы рассчитывается индивидуально.  

Плюсы	Минусы
Триал – 7 днейХороший функционалЕсть приложение	Нельзя использовать бесплатноМало интеграцийСпециализированный продукт

Как выбрать CRM-систему

На что смотреть при выборе CRM для онлайн-школы:

1. Функционал

Что должно быть в хорошей CRM-системе для школы:

• База учеников (личные данные, контакты, история взаимодействия)
• Личные кабинеты – для учеников, преподавателей и администрации школы. В каждом личном кабинете должен быть свой функционал. Например, у учеников – доступ к расписанию, материалам занятий, домашним заданиям и пр., связь с преподавателем, документы.
• Расписание занятий
• Воронка продаж. При работе с лидами важно понимать, откуда пришел клиент, на каком этапе работы с ним вы находитесь, почему клиент выпал из воронки.
• Мультиканальная коммуникация. В CRM должно быть единое окно для связи с учениками в разных каналах – ВК, Telegram, WhatsApp и др.
• Работа с сотрудниками (постановка задач, отслеживание эффективности, расчет зарплат)
• Финансовый модуль (прием оплаты от учеников, поддержка разных моделей оплаты)
• Аналитика (статистика по посещаемости, успеваемости, финансовым показателям)

Еще в CRM должна поддерживаться автоматизация процессов. Например, при отмене или переносе занятий – автоматическая отправка уведомлений ученикам и т.д.

2. Интеграции

Стандартный функционал CRM-системы можно расширить за счет интеграций. Например, подключить:

• Сервисы рассылки (SMS, email, мессенджеры) – для отправки рекламных и информационных сообщений
• Телефония – для приема звонков
• Эквайринг – для приема онлайн-оплаты и т.д.

У хороших CRM есть готовые модули для интеграций. В этом случае удастся подключить нужный сервис без специальных навыков. Иначе придется использовать API.

3. Интерфейс

В CRM-системе работают ученики, преподаватели и сотрудники школы. Это обычные люди без специальных знаний и навыков. У CRM должен быть простой и приятный интерфейс – это упростит ее внедрение и использование.

4. Мобильные приложения

Приложение позволяет получить доступ к функционалу CRM со смартфона. Например, ученики смогут следить за расписанием и связываться с преподавателями, менеджеры – отслеживать новые заявки и оперативно брать их в работу и т.д. 

5. Кастомизация

Некоторые CRM-системы можно адаптировать под нужды школы. Например, сделать интерфейс в фирменных цветах или добавить нужный функционал.

6. Поддержка

Почти все CRM-системы – это веб-сервисы. При возникновении каких-либо вопросов, проблем или неполадок приходится обращаться в поддержку. Поэтому скорость и качество работы поддержки играет огромное значение. 

7. Ценовая политика

Обычно CRM для онлайн-школ применяют 2 модели тарифов:

• По числу активных учеников (функционал везде одинаковый)
• По доступному функционалу (количество учеников не ограничено)

В некоторых случаях применяется смешанная модель (в тарифах есть лимиты на число учеников и доступный функционал). В любом случае стоит выбирать наиболее подходящий вариант для себя и не переплачивать за неиспользуемые мощности.

Для тестирования некоторые CRM предлагают бесплатный пробный период. Обычно он длится 1-2 недели – в это время вы можете пользоваться CRM без ограничений. 

Возможности платформы: инструменты для создания курсов для дизайнеров интерьера и готовое решение для подготовки к ЕГЭ и ОГЭ