Корпоративное обучение с использованием СДО: чем оно удобно и с чего начать?

Если вы читаете эту статью, то знаете, что обучение сотрудников – это инвестиция, которая помогает увеличить показатели любого бизнеса. Также вы скорее всего сталкивались с тем, что обучение всего штата компании может быть очень затратным. Поэтому руководитель компании всегда стоит перед выбором: вложить большие деньги в развитие профессионализма подчиненных и получить выгоду, либо сэкономить на нем, но снизить темпы развития фирмы.

Из этой статьи вы узнаете, как можно снизить затраты времени и денег на обучение, стандартизировать и контролировать результаты каждого учащегося, и при этом сделать его удобным и эффективным для всех сотрудников.

Плюсы и минусы корпоративного обучения с использованием СДО.

Системы дистанционного обучения (СДО) уже зарекомендовали себя, как способ сделать обучение сотрудников удобнее, дешевле, быстрее и качественнее для множества ведущих компаний. Такие корпорации, как РЖД и Газпром используют СДО в обучении своих сотрудников, что значительно снижает их затраты на корпоративное обучение.

Тем не менее, даже небольшие компании чувствуют позитивные изменения, когда переводят обучение сотрудников в дистанционный режим с помощью СДО.

К плюсам корпоративного обучения на СДО можно отнести:

• Экономию ресурсов

Владелец компании, которая обучает своих сотрудников с помощью системы дистанционного обучения, экономит на учителях и тренерах, аренде помещений, транспортных расходах, командировочных, учебных материалах и других сопутствующих процессу затратах. Это может снижать себестоимость курса для одного сотрудника в разы, а иногда и в 10-ки раз.

• Удобство для обучающихся

Эффективность любого обучения снижается, если студент испытывает дискомфорт, связанный с ним. В то же время, СДО помогают сотрудникам обучаться тогда, когда им удобно, и из того места, где им комфортно, что повышает качество усвоения новых навыков и знаний.

• Стандарты обучения

При использовании СДО каждый сотрудник проходит одинаковый курс и получает максимально беспристрастную оценку. Дистанционный курс можно использовать как в рамках одного отдела, так и в рамках разных офисов, филиалов или даже подразделений.

• Автоматизацию рутинных процессов

СДО автоматизируют и оптимизируют все рутинные процессы в обучении: получение доступа к курсу, напоминание о уроках, отправка и проверка домашнего задания, многие другие. Это облегчает работу владельца курса и сотрудников, которые проходят его.

• Сокращение времени на обучение

Удобный доступ и автоматизация обучения значительно сокращает время на прохождение курса при условии, что сотрудник занимается регулярно.

• Удобство для администрирования

Современные СДО позволяют администратору курса легко управлять процессом обучения. Назначить учебные группы, проверить статистику посещаемости и результатов отдельного сотрудника, открыть доступ к курсу, подключить регулярную аттестацию группы сотрудников – это и многое другое можно сделать в пару кликов мышью.

Таким образом, корпоративное обучение с использованием СДО – это идеальный вариант для компаний, для эффективного развития которых требуется регулярное повышение квалификации сотрудников.

Но ничего идеального не существует, поэтому такой вид обучения не лишен своих слабых сторон.

Минусы корпоративного обучения с помощью СДО:

• Низкий уровень мотивации и невозможность непосредственного контроля

Чтобы человек мог эффективно пройти дистанционный курс, ему нужны высокий уровень самодисциплины, высокий уровень мотивации и условия, в которых ему комфортно учиться, ничего его не отвлекает. В очном обучении есть возможность компенсировать отсутствие этого контролем обучения. Преподаватель в моменте замечает, что студент отвлекся или устал, поэтому подстраивает свою работу для повышения эффективности обучения.

В условиях дистанционного обучения можно сгладить этот минус с помощью качественной СДО. Такая система позволяет настроить напоминания об учебе, подключить систему игрофикации и мотивации студента, возможность преподавателю отслеживать успеваемость отдельно взятого студента и вовремя уделить ему внимание. Но даже все это не заменяет в полной мере эмоционального контакта и прямого взаимодействия преподавателя и студента.

• Сложности с получением практических навыков

Дистанционное обучение больше направленно на получение теории и отработку простых навыков. Но оно не всегда может заменить мастер-класс или тренинг, на котором эксперт помогает сотрудникам быстро выучить практический навык, показывая что-то на своем примере, корректируя ошибки и давая обратную связь.

Сгладить эти минусы позволяет использование методик e-learning при создании курса обучения. Использование различных медиа форматов, таких как видео, качественных презентаций и вебинаров; интерактивных элементов – тренажеров, обучающих игр, различных видов тестов; технических приспособлений, например, шлемов виртуальной реальности, – все это позволяет получать практику в том, для чего, казалось бы, необходимо личное присутствие. Качественные современные СДО позволяют использовать эти и другие методы для того, чтобы повысить эффективность обучения до максимального возможного уровня.

• Техническая сложность

Для компании, в которой работают молодые сотрудники и есть IT-специалист, этот минус незначителен. Сотрудники обладают знаниями, которые необходимы для прохождения обучения, а установкой, корректировкой и обслуживанием СДО может заниматься эксперт. Но для немолодых или неопытных в использовании мобильных гаджетов и компьютеров сотрудников обучение с помощью СДО может быть сложным.

Этот минус тоже можно сгладить. Например, подготовка краткого обучающего материала в виде понятного видео, которое объяснит сотрудникам, как пользоваться СДО, техническая поддержка и инструкции могут полностью исключить эту сложность. Если в компании нет своего технического специалиста, всегда можно выбрать коммерческую СДО, которая хорошо «заточена» под корпоративное обучение, легка в управлении и дает весь спектр необходимых функций. Такой системой могут пользоваться даже неспециалисты и запускать новый курс обучения в течении 1-3 дней.

3 вида дистанционного обучения

Корпоративное обучение с использованием СДО чаще всего делят на три вида: синхронное, асинхронное и смешанное. Каждый из них обладает определенными преимуществами и недостатками, поэтому предприниматели выбирают подходящий исходя из целей и задач обучения.

Синхронное обучение 

Это урок или курс, который вся учебная группа проходит одновременно под руководством преподавателя. Очное корпоративное обучение чаще всего относится именно к этому виду: все сотрудники получают и закрепляют знания в режиме реального времени. Но его можно также перенести в удаленный режим. 

Для максимальной эффективности удаленного синхронного обучения понадобится удобный для всех сотрудников график, автоматизированная система оповещения, средства связи, например, вебинарная комната, система быстрого контроля знаний и преподаватель, который умеет удерживать внимание слушателей на онлайн-семинарах.

Несомненный плюс такого вида обучения – это быстрая скорость прохождения курса и его одномоментность: вся учебная группа закончит его приблизительно в одно и то же время. Минусы – трудность в координировании обучения, невозможность построить график, удобный для всех сотрудников, для каждого такого курса понадобится нанимать преподавателя.

Асинхронное обучение

Этот вид обучения наиболее удобен для сотрудников – они сами выбирают удобное время и место, чтобы проходить курс. Для того, чтобы этот процесс не затянулся слишком надолго, студентам обычно выставляется дедлайн, до которого они должны пройти обучение. 

Максимальную эффективность удаленного асинхронного обучения обеспечивает хорошая СДО. В ней хранятся учебные материалы и тесты, доступ к которым открывает администратор, поэтому курс могут проходить множество людей, причем одновременно. Аналитика и статистика позволяют корректировать курс для его упрощения, система поощрений и мотивации помогает ученикам не откладывать курс в долгий ящик, обратная связь эксперта делает обучение более индивидуальным.

К плюсам этого вида обучения можно отнести удобство для сотрудников, экономию ресурсов компании, автоматизацию процессов. Минусы тоже присутствуют – снижение мотивации, трудность в запуске и настройке СДО, необходимость обслуживать ее, если эту функцию не берет на себя техническая поддержка поставщика системы.

Смешанное обучение

Этот вид совмещает синхронное и асинхронное обучение, что позволяет подстроить процесс для более точного и быстрого достижения цели. Часть уроков сотрудник проходит асинхронно и тогда, когда ему это удобно, а какие-то занятия проходят в режиме реального времени под руководством преподавателя.

Плюсы и минусы у такого обучения зависят от соотношения синхронного к асинхронному обучению, но для того чтобы оно было удобным, все равно лучше использовать СДО.

Требования к СДО для корпоративного обучения

Хорошая СДО для корпоративного обучения должна решать все задачи, связанные с процессом, чтобы максимально эффективно доводить сотрудников до нужного результата. Поэтому каждая компания выбирает СДО исходя из своих индивидуальных потребностей и возможностей.

Но можно выделить несколько характеристик СДО, на которые опираются в выборе большинство предпринимателей:

• Возможность брендирования

Дизайн, выполненный в фирменных цветах, и использование логотипов компании повышает корпоративный дух и поднимает мотивацию сотрудников проходить обучение. Поэтому возможность брендирования интерфейса – это характеристика, которую ищут большинство предпринимателей.

• Информационная безопасность

СДО должна обеспечивать защиту находящихся на ней материалов, чтобы не произошло утечки к конкурентам. Минимум – это доступ к обучению и администрированию через личный кабинет, двухфакторная авторизация, защита от копирования и записи материалов. Если создатели СДО предоставляют более сильные гарантии информационной безопасности, это большой плюс.

• Оптимальная мощность

СДО должна обеспечивать стабильную работу с учетом подключения количества сотрудников, которые будут обучаться одновременно. Для коробочных СДО это количество зависит от мощности и программного обеспечения сервера, а для многих коммерческих – от тарифа, на котором вы работаете. Также если вы собираетесь использовать необычные виды уроков, такие как занятия с шлемом виртуальной реальности, ваша СДО должна поддерживать их.

• Удобство в работе для сотрудников

Удобный и интуитивно понятный интерфейс СДО – это гарантия того, что вопросов по ее использованию будет минимум. Возможность доступа к занятиям с помощью приложения на мобильном гаджете сделает обучение более привлекательным для сотрудников. Если администрировать систему будет не специалист, то простота в обращении тоже значительно сократит трудности в запуске и обслуживании.

• Выгодное соотношение цены и качества

СДО служит тому, чтобы автоматизировать процессы и снижать стоимость обучения, поэтому нужно опираться на отношение цены к количеству нужных вам функций, чтобы не переплатить.

• Качественная техническая поддержка

СДО – это непростая система, поэтому в процессе налаживания ее стабильной работы будут возникать вопросы, которые может быстро помочь решить технический специалист. В случае коммерческих СДО бесплатная и быстрая поддержка – это большой плюс. В случае бесплатных СДО, таких как Moodle, поддержка не предусмотрена, поэтому потребуется сторонний IT-специалист.

• Широкий функционал

Для обеспечения качественного дистанционного обучения требуется множество функций: интеграции со сторонними сервисами, встроенные способы связи, игрофикация, качественная аналитика и многие другие. Не менее важно, чтобы создатели СДО регулярно оптимизировали и обновляли ее, и вы могли пользоваться одной системой, а не искать постоянно ту, которая работает лучше.

Хорошие коммерческие СДО предоставляют особые удобные тарифы и функции для корпоративного обучения. Так что перед тем как сделать выбор, немного изучите рынок, рассмотрите все плюсы и минусы разных систем, попробуйте тестовые режимы, чтобы проверить их в деле.

Чек-лист по переводу корпоративного обучения на СДО

Для того чтобы перевести обучение сотрудников в удаленный режим и еще и выиграть на этом, нужно учитывать множество разных факторов: ниша работы компании, цели и задачи обучения, должности, которые будут обучаться, СДО, которая будет обеспечивать процесс.

Чтобы ознакомиться с тем, как перевести обучение в своей компании в Интернет, оценить объем и приступить к работе, изучите чек-лист ниже.

1. Выделите цель и задачи обучения. Обучение новых сотрудников, повышение квалификации, аттестация – эти и другие цели требуют разных методов и подходов к обучению. Для каждого курса необходимо точно знать, какой результат можно расценивать как успешное завершение.
2. Выделите вопросы, на которые должен отвечать курс. Чтобы обучение принесло плоды, нужно заранее составить план, по которому из начала курса через промежуточные результаты сотрудник придет к завершению. Тут пригодится помощь главы отдела, для чьих подчиненных готовится обучение, и педагога, который поможет сделать уроки доступными.
3. Решите, какой вид обучения будет использован. От целей и задач курса зависит, будет ли курс предоставляться как синхронные, асинхронные или смешанные занятия. Например, для регулярной аттестации лучше подходит асинхронный вид обучения, а для максимально быстрой передачи новых знаний – смешанный или синхронный.
4. Выберите СДО, на которой будет построено обучение. Таких систем на современном рынке много и все они обладают своими плюсами и минусами.
   Одной из самых популярных СДО является Moodle – она дает весь необходимый функционал и распространяется бесплатно, правда для ее запуска и настройки необходимы ресурсы, технические средства и специалисты. Поэтому для тех, кто не хочет тратить много времени и усложнять перевод обучения в Интернет, лучше подойдут коммерческие СДО с широким функционалом и качественной технической поддержкой.
5. Выделите технические средства на обучение. Если вы решили использовать коробочную СДО, вам потребуется сервер, чтобы установить ее, и специалист, который настроит и будет ее обслуживать. Кроме этого, вы должны убедиться, что у сотрудников есть необходимые технические средства, с помощью которых они смогут пройти обучение. Для работы с курсами на современных коммерческих СДО чаще всего достаточно мобильного гаджета или компьютера с доступом в Интернет.
6. Запишите материал и создайте уроки. Хорошая СДО даст вам доступ к встроенному редактору курсов, который поможет быстро собрать из отдельных уроков и блоков полноценные учебные программы. Чем более разнообразны материалы и виды уроков, тем больше они будут вовлекать сотрудников в обучение, что сократит время на него. Старайтесь разбивать каждую сложную тему на несколько простых подтем, заканчивающихся проверками знаний, например, тестами. Это поможет сделать обучение более качественным.
7. Назначьте ответственных за обучение сотрудников. Технический специалист, администратор, преподаватель – это минимум, который необходим для стабильной работы системы дистанционного обучения. Современные коммерческие СДО обладают таким простым и удобным интерфейсом, что все задачи может выполнять один человек, например, HR или нанятый специалист. Чем сложнее система и разнообразнее курсы на ней, тем более трудоемким становится процесс ее обслуживания и тем больше ресурсов нужно на него тратить, но это все равно не сравнится с тем же объемом знаний, переданных на очных занятиях.
8. Сделайте пробный запуск. Это поможет быстро найти технические ошибки в курсе, частые трудности, возникающие в обучении, проблемы, которые лучше научиться решать заранее. В зависимости от объема курса, на коммерческой СДО тестовый режим может занять от 1 дня до недели. Но решение проблем заранее стоит того.
9. Отладьте техническую часть обучения. Дайте инструкцию по обучению через СДО сотрудникам и проверьте, что они ознакомились с ней. Технический специалист должен научиться быстро решать самые частые проблемы. Администратор должен научиться работать с интерфейсом системы. Преподаватель должен научиться проверять домашние задания, связываться с учениками, набрать базу шаблонных обратных связей на распространенные ошибки и научиться отслеживать статистику студентов.
   
   Кроме этого, добавьте дополнительные возможности, которые дает ваша СДО. Например, игрофикация повышает мотивацию сотрудников к обучению, групповые чаты позволяют ученикам общаться, что помогает им быстрее окончить курс, а возможность получить личную обратную связь от преподавателя повышает качество обучения.
10. Развивайте свою систему дистанционного обучения. Чем дольше вы будете обучать сотрудников дистанционно, тем проще это будет выходить. Со временем через аналитику курсов вы узнаете, какие уроки слишком трудные, и сможете упростить их. Если посчитаете нужным, вы сможете создать дополнительные курсы и настроить систему доступа к ним, чтобы каждый сотрудник, затрачивая минимум времени, получал максимум знаний. У коммерческих СДО часто выходят обновления и новые функции, использовав которые вы сможете увеличить эффективность обучения.

Вывод

Для стабильного роста компании необходимо поддержание и развитие профессионального уровня сотрудников. С каждым годом дистанционное обучение с помощью СДО все больше и больше выигрывает у традиционных методов, таких как очные тренинги и семинары.

Использование СДО показало себя отличным способом ускорить, повысить качество и значительно сократить финансовые затраты на корпоративное обучение. Кроме этого, оно позволяет обучать целые филиалы компании по общим стандартам и использовать один и тот же курс для обучения множества сотрудников.

Для перевода корпоративного обучения на дистанцию нужен только материал и доступ в Интернет. Но для эффективного удаленного корпоративного образования потребуется СДО, подобранная и настроенная под цели, задачи и возможности компании. 

Современные СДО обладают всеми необходимыми функциями, чтобы перевести обучение по большинству профессий в Интернет. Коммерческие СДО больше подходят для предпринимателей, которые хотят получить все полезные функции и бонусы системы, но не хотят тратить много времени и средств на перенос обучения в удаленный режим. Бесплатные СДО требуют сложной настройки, поэтому потребуется затратить время, деньги на специалистов и технические средства, чтобы запустить курс, но так они получают свою индивидуальную уникальную систему.