В онлайн-обучении можно хранить информацию о клиентах и процессах в обычном блокноте или таблицах. Но это неудобно и ненадежно – нет системности и наглядности, сложно уследить за всеми процессами и ничего не забыть, трудно вести аналитику.
Тут на помощь приходят CRM-системы. Они хранят данные о клиентах, помогают вести сделки, управлять преподавателями и т.д. Для чего онлайн-школе CRM и как ее выбрать, рассказала редакция портала Otzyvmarketing. А еще собрали подборку достойных CRM-систем для обучения.
Для чего онлайн-школе CRM?
CRM-система – это инструмент для управления коммуникацией с клиентами (в нашем случае – с учениками). Она позволяет:
- Принимать заявки, работать с лидами и вести их по воронке продаж. Это помогает выяснить, на каком этапе и из-за чего вы теряете клиентов;
- Хранить информацию об учениках в одном месте. Для каждого ученика в CRM есть своя карточка. В ней хранится вся информация – личные данные, контакты, история взаимодействия, курсы и т.д.;
- Формировать группы и вести расписание занятий. Это позволяет контролировать загруженность преподавателей;
- Управлять сотрудниками. В CRM-системе можно создавать кабинеты для работников школы (администраторов, менеджеров, учителей) и разграничивать их права. Например, преподаватели могут контролировать свое расписание, общаться с учениками и пр. Руководитель школы может ставить задачи своим подопечным и контролировать их выполнение;
- Работать с финансами. В CRM фиксируются все поступления и расходы школы – например, оплата за занятия, абонементы, зарплата преподавателей и т.д.;
- Анализировать работу онлайн-школы. CRM собирает статистику по количеству учеников и их успеваемости, работе преподавателей, финансовым показателям и др. На основе этих данных можно принимать взвешенные решения.
Ну а главная задача CRM – автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет избавиться от рутинных операций (регистрации заявок, выставления счетов, информирования об изменении в расписании) и снизить количество ошибок в работе.
Кстати, не путайте CRM-системы для онлайн-школ с платформами для онлайн-обучения (как Антитренинги). Платформы – это сервисы для создания и размещения образовательных материалов (уроков, курсов), их продажи и проведения онлайн-обучения. У них гораздо больше возможностей, включая CRM-функционал (работа с заявками, воронка, база учеников).
Простыми словами, в CRM нельзя создавать курсы и проводить онлайн-занятия (за редкими исключениями). Можно только вести базу учеников, составлять расписание, собирать статистику и пр. А на платформе для онлайн-обучения – можно и то, и другое.
Про лучшие платформы для создания онлайн-школ вы можете почитать в статье на OtzyvMarketing.
Лучшие CRM для онлайн-школ
1. Мой Класс
Есть бесплатный тариф и триал на неделю
CRM-система для школ, позволяющая сократить рутину при работе с учениками, снизить их отток и повысить доход. Работает с 2017 г.
Возможности:
- Клиентская база (воронка продаж, лиды)
- Расписание (планирование уроков, создание групп)
- Кабинет ученика
- Автоматические сценарии (информирование об оплате и уроках, анонсы, фиксация пропусков и пр.)
- Управление сотрудниками, постановка задач, расчет з/п
- Анализ
Есть интеграции с 35+ сервисами – мессенджерами и соцсетями, эквайрингом, телефонией, онлайн-чатами, сервисами рассылки и др. Доступны приложения на Android и iOS.
Мой Класс можно использовать бесплатно – будет аккаунт для 1 пользователя и до 5 групп. Если нужен безлимит по пользователям и больше групп – есть платные тарифы:
- До 5 групп (от 632 руб./мес.)
- До 10 групп (от 1 112 руб./мес.)
- До 20 групп (от 1 992 руб./мес.)
- До 50 групп (от 2 632 руб./мес.)
- До 100 групп (от 3 752 руб./мес.)
На всех тарифах полный функционал, безлимит по ученикам и приложение для сотрудников (для учеников оплачивается отдельно – от 990 руб./мес.).
| Плюсы | Минусы |
| Есть Free-версияТриал – 7 днейХороший функционалМного интеграцийЕсть приложение | Нет |
2. Альфа CRM
Есть триал на 14 дней
CRM-система для школ. Помогает работать с учениками и контролировать сотрудников.
Возможности:
- Воронка продаж, работа с заявками из разных источников (телефония, сайт, соцсети и пр.)
- История работы с учениками (оплаты, уроки, договоры и пр.)
- Публичные и приватные дашборды со статистикой, аналитика (CAC, LTV и другие показатели за периоды и в динамике)
- Кабинет ученика (расписание, д/з, файлы по урокам, связь с преподавателями)
Есть интеграции с 30+ сервисами – телефонией, мессенджерами, соцсетями, эквайрингом и т.д. Еще есть мобильное приложение (Android, iOS).
У Альфа CRM нет стандартной тарифной сетки. Стоимость сервиса зависит от количества активных учеников (активный ученик – который посещал занятия последние 30 дней). Цена – от 7,03 руб./мес. за ученика.
Есть дополнительные опции:
- SMS/email рассылки (240 руб./мес.)
- IP-телефония (240 руб./мес.)
- Интеграция с ВК (240 руб./мес.)
- Оповещения в Telegram (480 руб./мес.)
- Кабинет клиента (240 руб./мес)
- Филиальная система (560 руб./мес.)
| Плюсы | Минусы |
| Триал – 14 днейХороший функционалМного интеграцийЕсть приложение | Нельзя использовать бесплатноНет тарифной сеткиДополнительные опции подключаются отдельно |
3. HOLLIHOP
Есть демо-режим и триал (1 месяц)
CRM-система для автоматизации процессов в образовании. Помогает вести клиентов по воронке продаж, проводить онлайн-обучение, контролировать учеников и сотрудников и др.
Возможности:
- Организация занятий (формирование групп, расписание, работа с договорами и документами)
- Финансы (учет оплат, контроль задолженностей, расчет зарплат преподавателей и пр.)
- Продажи (несколько режимов воронки продаж, работа с лидами, пробные уроки)
- Кабинет ученика (электронный журнал, домашние задания, тесты)
Есть интеграция с 1С, эквайрингом, мессенджерами и другими сервисами
CRM платная. Есть 4 тарифа:
- Микро (от 1 670 руб./мес.) – до 100 учеников, 2 ГБ диска, базовый функционал
- Класс (от 3 750 руб./мес.) – до 400 учеников, 6 ГБ диска + рассылки и выгрузка данных в Excel, телефония, задачи для сотрудников
- Плюс (от 5 835 руб./мес.) – до 400 учеников, 8 ГБ диска + финансы
- Профи (индивидуально) – более 400 учеников, от 8 ГБ диска
На дешевых тарифах можно подключать некоторые модули за отдельную плату (например, личные кабинеты, рассылки и пр.). Еще есть коробочная версия CRM.
Для ознакомления с HOLLIHOP есть демо-режим с кабинетами преподавателя, менеджера школы и ученика.
| Плюсы | Минусы |
| Есть демо-режимТриал – 1 месяцХороший функционалЕсть коробочная версия | Нельзя использовать бесплатноМало готовых интеграцийНет приложения |
4. Olla Berkana
Триал на 10 дней
CRM-система для онлайн-школ. Позволяет вести онлайн-занятия, контролировать учеников и преподавателей.
Возможности:
- Воронка продаж и работа с лидами
- Онлайн-занятия (видеосвязь с учениками)
- Кабинеты учеников и преподавателей
- Расписание занятий
- Планирование задач
- Финансы
- Программа лояльности
Olla Berkana платная. Есть 4 тарифа:
- Репетитор (от 833 руб./мес.) – 1 пользователь, 1 виртуальная комната для занятий, рабочий стол, статистика, расписание, финансы и маркетинг
- Лайт (от 1 375 руб./мес.) – без ограничений + то же самое
- Стандарт (от 1 666 руб./мес.) – то же + журнал успеваемости, телефонный помощник
- Максимум (от 1 833 руб./мес.) – то же + штрих, филиалы
Для тестирования CRM-системы есть пробный период – 10 дней.
| Плюсы | Минусы |
| Тестовый период – 10 днейХороший функционалЕсть видеосвязь для онлайн-занятий | Нельзя использовать бесплатноМало готовых интеграцийНет мобильного приложения |
5. Tallanto
Есть демо-версия
CRM-система для учебных центров и онлайн-школ. Позволяет автоматизировать процессы и наладить работу с учениками.
Возможности:
- База учеников (личные карточки, история взаимодействия)
- Кабинет ученика
- Организация занятий (расписание, учет занятий и пр.)
- Финансы (прием оплаты, расчет з/п)
- Сотрудники (постановка задач, учет рабочего времени)
- Аналитика (отчеты по ученикам, доходу, рассылкам и пр.)
Можно настроить интеграцию с сайтом школы и телефонией, а также запускать рассылки (email и мессенджеры). Еще есть приложения для учеников и преподавателей (Android, iOS)
CRM-система платная. Есть 5 тарифов:
- Эконом (от 1 900 руб./мес.) – до 300 учеников
- Комфорт (от 2 900 руб./мес.) – до 2 000 учеников
- Премиум (от 3 900 руб./мес.) – до 5 000 учеников
- Премиум+ (от 5 200 руб./мес.) – до 10 000 учеников
- Максимальный (от 10 500 руб./мес.) – до 100 000 учеников
Тарифы отличаются функционалом и лимитами по рассылке. На более дешевых тарифах можно докупать недостающие функции. В первый месяц можно использовать Tallanto на тарифе «Премиум» за 1 200 руб.
Для ознакомления с Tallanto можно заказать бесплатную демо-версию. В ней доступны все функции, но данные удаляются в конце дня (использовать демо-версию для работы не получится).
| Плюсы | Минусы |
| Есть демо-версияХороший функционалЕсть бэкапы системы (6 ежедневных, 3 недельных и 3 месячных)Есть приложение | Нельзя использовать бесплатноМало интеграцийНет открытого API |
6. Параплан
Тестовый период 10 дней
CRM-система для учета в онлайн-школах. Позволяет автоматизировать процессы, повысить эффективность и упростить взаимодействие с учениками.
Возможности:
- Управление учениками
- Воронка продаж
- Планирование задач
- Личные кабинеты учеников
- Расчет зарплат
- Аналитика
Можно настроить интеграции с онлайн-кассами и мессенджерами.
Параплан платный. Есть 3 тарифа:
- Мини (от 802 руб./мес.) – до 50 клиентов, базовый функционал, облачное хранилище
- Опти (от 1 700 руб./мес.) – неограниченное количество учеников и групп + SMS-рассылки и чаты
- Макси (от 2 075 руб./мес.) – то же + личные кабинеты учеников, онлайн-расписание, эквайринг и пр.
Еще есть тариф для франшиз (от 2 900 руб./мес.). Для тестирования системы есть пробный период – 10 дней.
| Плюсы | Минусы |
| Триал – 10 дней | Нельзя использовать бесплатноСкудный функционалМало интеграцийНет мобильных приложений |
7. Big Ben CRM
Есть пробный период на 7 дней
CRM-система для языковых школ. Помогает наладить работу с учениками и сотрудниками и повысить доход образовательного учреждения.
Функционал:
- Воронка продаж и работа с заявками
- Расписание занятий
- Связь с учениками (анонсы, автоматические напоминания, уведомления об изменениях в расписании)
- Инструменты геймификации
- Расчет зарплат
- Аналитика
CRM можно интегрировать с соцсетями, телефонией, эквайрингом и др.
Есть мобильное приложение для преподавателей, учеников и их родителей. В нем есть чаты, тренажеры лексики, инструменты мотивации (игры, баллы и пр.), расписание и т.д.
Стоимость программы рассчитывается индивидуально.
| Плюсы | Минусы |
| Триал – 7 днейХороший функционалЕсть приложение | Нельзя использовать бесплатноМало интеграцийСпециализированный продукт |
Как выбрать CRM-систему
На что смотреть при выборе CRM для онлайн-школы:
1. Функционал
Что должно быть в хорошей CRM-системе для школы:
- База учеников (личные данные, контакты, история взаимодействия)
- Личные кабинеты – для учеников, преподавателей и администрации школы. В каждом личном кабинете должен быть свой функционал. Например, у учеников – доступ к расписанию, материалам занятий, домашним заданиям и пр., связь с преподавателем, документы.
- Расписание занятий
- Воронка продаж. При работе с лидами важно понимать, откуда пришел клиент, на каком этапе работы с ним вы находитесь, почему клиент выпал из воронки.
- Мультиканальная коммуникация. В CRM должно быть единое окно для связи с учениками в разных каналах – ВК, Telegram, WhatsApp и др.
- Работа с сотрудниками (постановка задач, отслеживание эффективности, расчет зарплат)
- Финансовый модуль (прием оплаты от учеников, поддержка разных моделей оплаты)
- Аналитика (статистика по посещаемости, успеваемости, финансовым показателям)
Еще в CRM должна поддерживаться автоматизация процессов. Например, при отмене или переносе занятий – автоматическая отправка уведомлений ученикам и т.д.
2. Интеграции
Стандартный функционал CRM-системы можно расширить за счет интеграций. Например, подключить:
- Сервисы рассылки (SMS, email, мессенджеры) – для отправки рекламных и информационных сообщений
- Телефония – для приема звонков
- Эквайринг – для приема онлайн-оплаты и т.д.
У хороших CRM есть готовые модули для интеграций. В этом случае удастся подключить нужный сервис без специальных навыков. Иначе придется использовать API.
3. Интерфейс
В CRM-системе работают ученики, преподаватели и сотрудники школы. Это обычные люди без специальных знаний и навыков. У CRM должен быть простой и приятный интерфейс – это упростит ее внедрение и использование.
4. Мобильные приложения
Приложение позволяет получить доступ к функционалу CRM со смартфона. Например, ученики смогут следить за расписанием и связываться с преподавателями, менеджеры – отслеживать новые заявки и оперативно брать их в работу и т.д.
5. Кастомизация
Некоторые CRM-системы можно адаптировать под нужды школы. Например, сделать интерфейс в фирменных цветах или добавить нужный функционал.
6. Поддержка
Почти все CRM-системы – это веб-сервисы. При возникновении каких-либо вопросов, проблем или неполадок приходится обращаться в поддержку. Поэтому скорость и качество работы поддержки играет огромное значение.
7. Ценовая политика
Обычно CRM для онлайн-школ применяют 2 модели тарифов:
- По числу активных учеников (функционал везде одинаковый)
- По доступному функционалу (количество учеников не ограничено)
В некоторых случаях применяется смешанная модель (в тарифах есть лимиты на число учеников и доступный функционал). В любом случае стоит выбирать наиболее подходящий вариант для себя и не переплачивать за неиспользуемые мощности.
Для тестирования некоторые CRM предлагают бесплатный пробный период. Обычно он длится 1-2 недели – в это время вы можете пользоваться CRM без ограничений.
