Как обучать удаленных сотрудников в виртуальной среде обучения

Виртуальные среды обучения: удаленное обучение сотрудников

Эта статья была написана в разгар второй волны пандемии COVID-19. Масштаб и влияние этого мероприятия, возможно, никогда не будут полностью оценены, но с нашей точки зрения как профессионалов в области обучения и развития, ясно одно: в ближайшее время будет ограниченное очное обучение, коучинг, наставничество и многое другое. Таким образом, виртуальное обучение для удаленных сотрудников важно как никогда.

Мы являемся свидетелями взлета и падения новых инструментов, новой среды обучения, новых технологий. Мы все ищем творческие способы донести материал до аудитории, полной занятых (или не очень вовлеченных) сотрудников. Сейчас ничто не кажется постоянным, все меняется само по себе. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретном инструменте, который может устареть в течение нескольких месяцев, или делиться несколькими изящными приемами, давайте более стратегически посмотрим, как обучать удаленных сотрудников в виртуальной среде обучения.

Стратегический взгляд на обучение удаленных команд

Давайте представим, что наши опытные сотрудники, новые сотрудники, стажеры и студенты являются нашими клиентами, подразумевая, что мы хотим, чтобы они любили и наслаждались нашим продуктом, говорили хорошие вещи о продукте и действительно получали от него пользу. Сделав еще один шаг, почему бы нам также не последовать принципам работы большинства умных предприятий и не пригласить наших клиентов помочь улучшить или, возможно, даже изменить дизайн нашего продукта?

В 2016 году группа исследователей и консультантов провела глобальный опрос 161 руководителя, в результате которого были разработаны 10 принципов клиентской стратегии. 

Согласно исследованию выяснили:

хорошо продуманная клиентская стратегия скоординирует множество различных функций, навыков и практик. Например, она должна включать: 

• аналитику данных
• выход на рынок и выбор каналов сбыта
• также предоставление продуктов, услуг и опыта

В основе любой эффективной клиентской стратегии лежат десять принципов. Эти принципы применимы повсеместно, независимо от того, в какой отрасли работает компания, ориентируется ли она на бизнес-клиентов или конечных клиентов, где ведет бизнес или какие продукты и услуги предлагает.

Теперь давайте вернем наших клиентов (учащихся) в уравнение. Рассмотрим вопрос о том, как обучать удаленных сотрудников в виртуальной среде обучения через призму этих 10 принципов.

1. Овладейте искусством возможного

С точки зрения обучения и развития этот момент во многом зависит от вашего воображения. Есть несколько составляющих:

• Технологии
  Какие цифровые инструменты доступны в вашей компании (Microsoft Teams,  SharePoint)? У вас есть надежная LMS? Ваши учебные материалы разбросаны где-нибудь в общественном транспорте? Узнайте, что у вас есть в настоящее время, и подумайте о творческих способах использования этих технологий для беспрепятственного представления. Не сосредотачивайтесь на отсутствии определенного инструмента или технологии – за очень немногими исключениями вы, вероятно, сможете добиться этого с тем, что у вас есть.
• Дизайн обучения
  После того, как технологии будут закреплены, используйте свои творческие навыки для обновления дизайна уже существующего курса, семинара или учебной программы.
• Представьте себе повествование
  Применяйте это на практике для всех типов обучения: виртуальные учебные программы (смешанный подход к обучению с набором отдельных, самостоятельных цифровых активов, которые синхронно создают уникальный опыт обучения с конкретными целями и результатами); разовые обучающие мероприятия, такие как виртуальные мастер-классы; или, возможно, автономные модули электронного обучения. Определите конкретные компоненты процесса обучения и подумайте об инструментах и ​​о том, как вы можете использовать их для проведения и контроля обучения. Вот что вам следует подумать об интеграции в свой учебный план:

• Проведите виртуальное обучение под руководством инструктора (VILT) с помощью программного обеспечения для встреч, такого как Zoom
• Делитесь соответствующими ресурсами или компонентами электронного обучения через сайты обмена файлами, такие как SharePoint
• Интегрируйте элементы социального обучения, подкрепления и обсуждения, используя любую из широко доступных социальных сетей
• Используйте бесплатные онлайн-инструменты для быстрого создания опросов и их проведения 
• Разрешите участникам сотрудничать с помощью виртуальных досок
• Самосознание
  Как у тренеров, коучеров, учителей –  у всех нас есть свой личный стиль, основанный на наших индивидуальных сильных сторонах. Ключевым моментом здесь является сохранение этих сильных сторон, несмотря на введение виртуального элемента. Если вы раньше полагались на визуальные подсказки, такие как зрительный контакт и «чтение комнаты», вам придется  открыть новые способы создания и поддержания связи с учениками. Признайте свои сильные и слабые стороны и примите их во внимание. Позвольте себе свободу исследовать творческие способы интеграции вашего стиля преподавания в виртуальную среду.

2. Знайте своих клиентов (учащихся) на детальном уровне

Это применимо к любому опыту обучения, будь то личное или виртуальное. Различие, которое проявляется в виртуальном обучении, – это знание вашей целевой аудитории через призму технологий, которые они используют, технологий, которые им нравятся (и не нравятся), и их онлайн-привычек (хороших и плохих). Вы можете получить такую ​​же детальную информацию, как проектирование учебных материалов для разных возрастных групп или уровней навыков. Знание своего ученика позволит вам создать среду обучения, которая будет не только служить библиотекой учебных материалов, но также может развиться в яркую виртуальную обучающую экосистему.

Подсказки:

• Отправьте опрос по электронной почте тестовой группе или отделу вашей компании. Получите представление об их цифровых привычках и предпочтениях, прежде чем приступить к созданию виртуальных учебных материалов или целых программ
• На самом базовом уровне узнайте о стилях обучения ваших учащихся, поскольку это также может помочь в разработке и реализации виртуального обучения

3. Свяжите клиентскую стратегию вашей компании с ее общей идентичностью

Перевод: свяжите идентичность и стратегию вашей компании с вашими учебными усилиями. Слишком часто упускается из виду сообщение о важнейших драйверах. Почему это обучение важно? Что поставлено на карту? Почему это важно для учащегося? Что это значит для команды, отдела, компании? Каковы основания для бизнеса и безопасности? Если они выражаются открыто и уверенно, ответы на эти вопросы могут изменить отношение учащихся с апатичного к заинтересованному.

Создайте короткое обучающее видео или презентацию, в которой объясняется смысл усилий по обучению. Всегда учитывайте влияние и потенциальную пользу для учащегося. Будьте честны и откровенны.

4.Учащиеся, которые вам нужны

Прямо сейчас вы, вероятно, думаете, что у вас нет особого выбора, когда дело доходит до решения, кого тренировать. Хотя это может быть правдой, вы можете пойти дальше второго принципа (знайте своих учащихся на детальном уровне), чтобы нацелиться на вашу аудиторию на основе опыта, квалификации, уровня навыков или уровня комфорта с носителем или технологиями. Сила нацеливания на правильного учащегося с правильным активом виртуального обучения заключается в том, что вы, вероятно, уменьшите объем необходимого обучения, тем самым создавая более приятный, применимый и практический опыт обучения. Например, продвинутые учащиеся могут пропустить основные уровни учебной программы, но при желании могут обратиться к ней за информацией и справками.

Создание надежной и детализированной учебной программы виртуального обучения имеет дополнительное преимущество, поскольку стирает границу между обучением и поддержкой производительности. Разделение обучения на «небольшие» части микрообучения, которые можно использовать не только во время обучения, но и после обучения в момент необходимости, дает вам соотношение «два к одному», которое может принести пользу вашим ученикам.

Когда вы разрабатываете учебную программу или индивидуальное учебное мероприятие (веб-обучение, обучающее видео, семинар), всегда думайте о результатах обучения: что именно нужно моему учащемуся, чтобы это обучение было успешным? Если вы обучаете процессу, задавайте этот вопрос после каждого шага; если вы преподаете концепцию, задавайте этот вопрос после каждого элемента. Создайте цифровое краткое справочное руководство для будущего подкрепления или поддержки производительности.

5. Относитесь к своим клиентам (ученикам) как к активам, стоимость которых будет расти

Любой талантливый специалист по персоналу согласится с этим утверждением. Очевидно, что организации ожидают, что новые сотрудники будут расти и совершенствоваться. Корпоративное обучение, образование и развитие – это инструменты, с помощью которых этот процесс усиливается, ускоряется и облегчается. Однако, если судить по качеству корпоративного обучения, организации не всегда рассматривают своих учеников как активы с потенциалом.

Исходя из предположения, что чем больше вы цените что-то, тем лучше вы относитесь к этому, а затем применяя это предположение к корпоративному обучению, этот принцип часто серьезно игнорируется. Критически оцените качество, количество, дизайн, распространение и представление вашего текущего учебного портфеля. Можно ли это улучшить? Можно ли сделать это веселее? Может ли он стать более социальным, чтобы снизить фактор дополнительного чувства изоляции, которое могла вызвать нынешняя пандемия. Специалисты в области обучения и управления персоналом должны уделять повышенное внимание тщательному проектированию, созданию и представлению всех результатов виртуального обучения, чтобы учесть эти мысли.

6. Используйте вашу экосистему

Этот момент тесно связан с первым принципом («Овладевайте искусством возможного»), особенно с технологическим аспектом. Ваши ученики, особенно опытные сотрудники, настроены по-своему. Они знают, как они получают информацию о тренингах, которые им необходимо посетить. Они знают, где войти в систему. Они знают, чего ожидать от двухчасового веб-обучения в вашей организации. Они знают, спросят ли их, понравился ли им процесс обучения. Они знают о последующих действиях и возможных подкреплениях. Развивайте эти знания и осознание, не меняйте их коренным образом. Используйте существующие технологии и проявите творческий подход.

7. Обеспечьте беспроблемный многосторонний опыт

Несмотря на кажущуюся внешность, это не противоречит принципу 6. Большинство, если не все, инструментов и технологий, которые вы в настоящее время используете для создания, упрощения или распространения ваших программ виртуального обучения, ресурсов или результатов, имеют мобильный компонент. Основное внимание здесь уделяется дизайну и исполнению, а не технологиям. Если вашей целевой аудитории требуется поддержка обучения на рабочем месте (микрообучение, инфографика, электронные контрольные списки…), ее необходимо разработать и создать для мобильного представления. Возможность проводить обучение в любое время и в любом месте имеет жизненно важное значение при внедрении виртуального обучения для удаленных сотрудников.

Это относится к современному обучению и развитию взрослых в целом. Взрослые читают все меньше и меньше, и в настоящее время до 70% учащихся обучаются визуально, что объясняет популярность обучающих видео. Создание визуально насыщенного и легкого текста обучения (слайды, инфографика, анимация, видео, документы, контрольные списки…) уже не просто хорошая практика, это – необходимость. Используйте графики, диаграммы, фотографии, видео и анимацию. Структура переходит в инфографику, что облегчает обсуждение. Предоставьте подробную информацию с помощью цифровых справочных документов.

8. Представление в виде Excel

Этот принцип не требует особого пояснения, но, с нашей точки зрения, существует 3 компонента:

• Технология и скорость соединения
  В программах виртуального обучения, в частности, на семинарах в реальном времени, этот момент зависит не только от технологии, предоставляемой вашей организацией, но и от пропускной способности участников. Скорость представления материала может сильно различаться, особенно, если вы ориентируетесь на многонациональную аудиторию. В некоторых странах потоковая передача видео и анимации просто непредсказуема, и обучение может ограничиваться аудиокомпонентом. Это должно быть ключевым моментом для всех материалов электронного обучения.
• Легкость взаимодействия с пользователем
  Учтите, что в большинстве программ виртуального обучения может не быть тренера или инструктора, который отвечал бы на вопросы аудитории. Удобство, интуитивно понятный макет, четкие правила и ожидания являются обязательными, когда дело доходит до представления материала. Разочарование, связанное с незнанием, куда идти, что делать  дальше, может испортить самый хороший опыт виртуального обучения.
• Повествование
  Обеспечьте вашей виртуальной аудитории ощущение истории или приключений. Объясните, почему их просят сделать то или это. Организуйте постоянную обратную связь:общайтесь и отвечайте на вопросы. Покажите учащемуся, как каждый компонент вашего семинара, курса электронного обучения или полноценной программы виртуального обучения работает вместе и как они могут извлечь максимальную пользу из каждого элемента.

9. Организуйтесь вокруг клиента (ученика)

Мы начали с предложения использовать существующую инфраструктуру, технологии и учебные ресурсы, и с того, что нет необходимости выбегать и покупать новейшую технологию совместной работы. Хотя это правда, это не означает, что вы можете пренебречь поиском обратной связи от целевой аудитории и действовать в соответствии с ее потребностями. Слушайте и учитесь у своих учеников. Обеспечьте каналы для откровенной конструктивной обратной связи. Привлеките менеджмент, покажите им влияние  решений или их отсутствие. Сделайте ученика центром внимания.

Пригласите своего супервайзера или кого-нибудь из производственного отдела (в соответствующей области) в свой виртуальный учебный класс или попросите их посмотреть вашу виртуальную учебную программу. Они смогут помочь вам определить слабые места и повысить эффективность обучения.

10. Согласуйте свои возможности с потребностями клиента (цифровое обучение)

Скучаете ли вы или ваши коллеги по ежеквартальным семинарам, обычным или ежегодным обучающим конференциям? Сотрудники устали от нестабильного Wi-Fi или постоянного зависания экранов во время обучения?

Поверьте, мы знаем эту проблему. Но реальность такова, что личные встречи могут быть невозможны в течение некоторого времени и вам необходимо использовать все возможные варианты для уменьшения проблем и нестабильности системы LMS и обеспечить на своей стороне бесперебойную связь во время вебинаров или  группового  онлайн-обучения.

Организуйте час для обучения. Предложите вашему отделу или группе непринужденную (виртуальную) среду встреч, чтобы обсудить их потребности в обучении, собрать отзывы о ваших текущих усилиях или просто собрать идеи для улучшения. Это также можно сделать через социальные сети или использовать каналы в онлайн-инструментах управления или в LMS. Если возможно, мотивируйте участников соревнованиями, играми или наградами.