Когда разработка СДО является правильным управленческим решением?

С каждым годом все большее число организаций использует дистанционное обучение для повышения своей квалификации. По мере развития инструментов электронного обучения они продолжают предлагать больше функциональных возможностей при меньших затратах, что делает СДО (систему дистанционного обучения) все более привлекательной альтернативой или дополнением к традиционным методам обучения.

Тем не менее, онлайн-обучение (по крайней мере, само по себе) не всегда является лучшим вариантом. Бывают случаи, когда требуются живые инструкторы: либо лично, либо через веб-трансляцию. Рассмотрите  семь ключевых вопросов при принятии решения о том, какую роль электронное обучение должно играть в вашей учебной программе.

1. Чему я собираюсь обучать?

Хотя электронное обучение потенциально может быть особенно мощным инструментом обучения, его эффективность зависит от того, какой вид деятельности вы имеете ввиду. Прежде чем принять решение о формате обучения, важно учесть, каким навыкам вы обучаете и как хотите, чтобы сотрудники использовали эти навыки в своей работе. Следующие типы контента особенно хорошо работают в формате онлайн-обучения:

Обучение программному обеспечению и веб-приложениям

Обучение программному обеспечению идеально подходит для СДО, поскольку участники учатся в той же «среде», в которой они будут практиковать то, что они узнали за компьютером. Множество онлайн-инструментов обучения доступны для создания программных симуляций и большинство из них предлагают такие возможности:

• Рассказать учащимся, как использовать программное обеспечение и как оно работает в их организации
• Показать учащимся функции программного обеспечения 
• Протестировать программное обеспечение, выполняя предписанные задачи, такие как поиск, базовая навигация и ввод данных. Обратная связь может быть предоставлена, чтобы направлять ученика в зависимости от того, как он или она выполняет задачи

Сертификация и обучение комплаенсу

Поскольку он может часто обновляться, и управление происходит  из одного источника, электронное обучение обеспечивает согласованность обмена сообщениями между несколькими бизнес-единицами, географическими регионами или отделами. Кроме того, функции викторин и тестирования в модулях электронного обучения позволяют оценить понимание полученных знаний, протестировать участников по мере их работы над сертификацией.

Обучение политике и процедурам компании

Как и сертификация, обучение соблюдению требований, политика и процедуры могут часто меняться, что делает важным тщательное управление этим контентом в одном источнике. Такая согласованность может помочь вашей компании повысить операционную эффективность за счет стандартизации процессов и обеспечения соответствия требованиям широкого круга сотрудников.

Чему еще можно обучать онлайн?

Базовым навыкам, таким как процессы продаж, знание продукта и стандарты качества, можно обучить с помощью СДО. Как правило, электронное обучение этим навыкам лучше всего использовать в рамках комплексной программы смешанного обучения.

2. Сколько сотрудников необходимо обучить и как быстро?

СДО обеспечивает наибольшую рентабельность инвестиций при использовании в ситуациях, когда необходимо обучить большое количество сотрудников, особенно, если это обучение должно быть завершено быстро. В отличие от этого, проблемы, присущие классическому обучению, возникают по мере увеличения числа слушателей. Необходимость согласовывать расписание занятий, находить подходящие учебные условия и обеспечивать инструкторов – это головная боль, которая может снизить как эффективность, так и своевременность любого крупномасштабного занятия в классе.

Транспортные расходы могут быть практически исключены

В то время как аудиторные учебные программы часто требуют значительного количества поездок  для тренеров и для стажеров, онлайн-обучение по самой своей природе является бесплатным и не зависящим от поездок. Все, что требуется – подключение к Интернету.

Обучение более последовательно 

СДО может устранить различия в преподавании материала, которые часто возникают при проведении обучения в широком географическом диапазоне, когда используется несколько инструкторов. Разные инструкторы склонны выделять разные моменты, основываясь на своем собственном опыте. Если они не написаны строго по сценарию, это создает непоследовательный опыт обучения среди ваших учеников. Электронное обучение обеспечивает согласованность и гарантирует, что ваши учащиеся получают знания в одинаковой последовательности и расставленных акцентах.

3. Какая география студентов?

Когда у вас есть географически разнообразная аудитория и вы привержены исключительно обучению под руководством инструктора, то ваш выбор состоит из двух вариантов: привести инструктора к учащимся или привести учащихся к инструктору. Оба варианта имеют целый ворох потенциальных проблем планирования, который может привести к тому, что ваши ученики не получат необходимую им подготовку, когда они в ней нуждаются.

Географически широко распределенный штат может быть серьезной проблемой для подготовки менеджеров, в таком случае обучение в классе особенно плохо подходит. СДО предоставляет решение, которое может сделать возможным значительную экономию затрат, обеспечивая при этом более равномерный и предсказуемый результат обучения.

Курсы электронного обучения могут быть доступны в любое время и из любого места, что позволяет сотрудникам проходить обучение когда и где удобно.

При меньшем количестве проблем и большей свободе сотрудники могут всегда оставаться в курсе событий и больше заниматься тем, что они изучают, а это приводит к более успешному обучению. Исследование показало, что СДО «в среднем дают более высокие результаты обучения студентов, чем классы с исключительно очным обучением».

Электронное обучение позволяет слушателям учиться в своем собственном темпе, увеличивая понимание материала и ускоряя процесс.

В СДО процесс обучения движется в темпе, удобном для ученика, позволяя контролировать скорость обучения. Учащиеся могут тратить больше времени на просмотр более сложных уроков, пропуская при этом слишком легкие части. В результате получаем персонал, который лучше обучен за меньшее время.

4. Какие вложения в технологии мне нужно будет сделать?

Поскольку внедрение электронного обучения обычно означает внедрение новых технологий, естественно беспокоиться о затратах для вашей организации. Сегодняшние варианты развития электронного обучения многочисленны и варьируются как по объему, так и по цене, предлагая решение, дополняющее почти любой бюджет, временные рамки и устаревшую инфраструктуру.

Вот, посмотрите на два варианта развития электронного обучения:

1. Разработка с помощью специализированного софта

Если вы предпочитаете проектировать и развивать свое электронное обучение без размещения его на специализированных платформах, вам нужно будет инвестировать инструменты разработки, такие как Adobe Captivate и Articulate Storyline. Выбирайте программу с интуитивно понятным, простым в использовании графическим интерфейсом и возможностью совместного редактирования в режиме онлайн.

2. Размещение на LMS-платформе

Для более амбициозных учебных проектов, таких как обучение большого числа сотрудников в течение многих лет, привлечение компании по разработке СДО для создания индивидуального решения – хорошая идея. Специально настроенная платформа LMS обеспечивает большую гибкость в дизайне пользовательского интерфейса и не связана относительно небольшим количеством функций, которые поставляются с готовыми инструментами. Результатом является более профессиональный подход к  проекту и значительно расширенный спектр обучения.

Вам также понадобится место для хранения и доступа к  электронному обучению. Это называется системой управления обучением или LMS. Существует несколько доступных систем управления обучением, каждая из которых имеет свои преимущества и ограничения.

5. Можно ли применять СДО в сочетании с обучением в классе, которое мы используем в настоящее время?

Один из наиболее полезных аспектов СДО для организаций, стремящихся расширить свое обучение, заключается в том, что она не требует от вас полного обновления вашей устаревшей системы, если вы этого не хотите. Вместо этого СДО может дополнять обучение в классе, давая вам смешанный подход, который часто более эффективен, чем любой из них в отдельности.

Электронное обучение может быть использовано для «обучения тренера».

Если у вас есть хорошо налаженная система корпоративных тренеров, но вы ищете более простой и дешевый способ ввести их в курс изменений учебной программы, СДО является отличным решением. Легко обновляемая электронная учебная книга может быть единственным, что вам нужно, чтобы сократить задержки и  затраты при представлении новой информации вашим преподавателям.

СДО может повысить ценность обучения в классе, предоставляя последующие инструменты оценки.

Неизбежно у сотрудников будут возникать вопросы о том, чему они учатся, и не все из них будут появляться в классе. СДО можно использовать в качестве поддержки производительности после обучения под руководством инструктора, чтобы оценить успешность вашей учебной программы с помощью проверки знаний и определить предметы, которые необходимо улучшить.

6. Готов ли я сделать СДО успешным?

Как и в любом новом бизнес-процессе, успешное внедрение электронного обучения в культуру  вашей компании в значительной степени зависит от поддержки и поощрения на уровне руководства.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают о программе и о том значении, которое компания придает ей.

Это очевидно, но без напоминаний про онлайн-обучение оно может забыться в ежедневной суете. Осведомленность может быть достигнута не только с помощью активных мер, таких как напоминания по электронной почте, но и с помощью того, чтобы сделать  доступ к курсу открытым и простым в использовании. Размещение портала на веб-странице вашей компании – отличный способ начать работу.

Наиболее успешные курсы электронного обучения включают неформальное обучение.

Получение максимальной отдачи от электронного обучения означает поощрение обучения за пределами самих формальных курсов. Исследования показали, что примерно 70% всего обучения на рабочем месте осуществляется неофициально, через инициативу сотрудников. Использование Википедии, блогов, электронных систем и других неформальных инструментов обучения может значительно повысить эффективность процесса СДО. 

7. Как оценить рентабельность инвестиций в СДО?

В мире урезанных бюджетов и постоянного сокращения расходов новые системы должны доказать свою собственную ценность. Хотя есть некоторые легко измеримые экономии затрат, связанные с электронным обучением (например, меньше поездок, меньше тренеров, меньше перерывов в работе и т. д.), наибольшая выгода часто исходит от другой экономии. К сожалению, точно измерить, сколько вы экономите, может быть сложно. Вот несколько предложений:

Начните с выяснения того, как ваша компания определяет «успех», когда дело доходит до обучения.

Как и в случае с любым инструментом, ценность СДО зависит от того, что вы с ней делаете, и измерение этой ценности требует от вас конкретной цели. Благодаря заблаговременной работе с заинтересованными сторонами проекта по выявлению препятствий и выработке общего видения оценка эффективности и финансовых  результатов становится намного проще.

Определите дополнительную экономию, которую вы пытаетесь измерить.

Как обсуждалось ранее, электронное обучение часто обеспечивает улучшение для сотрудников с точки зрения сокращения времени обучения, улучшения удержания знаний, последовательности обучения и повышения удовлетворенности сотрудников. Выявление этих и других возможных преимуществ и установление их значений позволит лучше оценить ваш курс.

Оцените эффективность вашей системы электронного обучения с помощью контролируемого теста.

Попробуйте предоставить одной группе сотрудников обучение под руководством инструктора, а другой – программу СДО. Когда тренинг закончится, проверьте всех участников на их способность выполнять задачи, описанные в обоих курсах, и оцените время обучения, влияние на производительность труда, удовлетворенность обучением и т. д. Результаты дадут вам измеряемую основу для анализа рентабельности инвестиций и могут быть соединены с прямой экономией затрат для получения полной картины результатов электронного обучения.

Всегда найдется место и потребность в обучении под руководством инструктора. Ничто в цифровом мире не может по-настоящему заменить отдачу, предоставляемую классом. Но есть много возможностей для умных менеджеров при использования  электронного обучения для того, чтобы сэкономить время и деньги, получив при этом  качественное обучение, в котором  нуждаются сотрудники.